Arquivo XML afinal para que serve?

O arquivo XML já é bastante conhecido pelo mundo empresarial, principalmente quando a empresa trabalha bastante com grande volume de vendas e precisa emitir nota fiscal eletrônica.

Você sabe o que significa o arquivo XML? Saiba que ele é muito importante para o crescimento e controle de vendas da sua empresa, mesmo que ela seja de pequeno porte.

No artigo de hoje nós vamos tirar todas as suas dúvidas a respeito desse assunto. Você vai saber a definição e importância do arquivo XML, como emiti-lo e como armazená-lo também.

Arquivo XML, o que é e para que serve?

O arquivo XML nada mais é do que um arquivo de texto parecido com aqueles que você já deve conhecer como a extensão doc e pdf. Ele é um arquivo específico para uso empresarial, pois contém a nota fiscal que é emitida após a realização de uma venda.

Enquanto a nota é enviada para o cliente, o arquivo XML fica armazenado digitalmente para consultas posteriores. É como se ele fosse a mesma nota fiscal que foi emitida, só que no formato eletrônico.

Além de suportar o armazenamento das notas fiscais, o arquivo XML é utilizado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) na hora da emissão da nota fiscal e leva junto, obviamente, todas as informações necessárias e obrigatórias que o contribuinte deve prestar ao órgão.

Quais informações o arquivo XML carrega?

O arquivo XML possui diversas informações a cerca da transação realizada. Ele apresenta dados da nota fiscal eletrônica, do emissor e do destinatário, do produto comercializado, dos encargos financeiros, transporte e pagamento da transação.

• Nota fiscal: data da emissão com hora, número, série e o valor total da compra

• Emissor / Destinatário: dados de identificação como nome, CNPJ e razão social, endereço etc.

• Produto: além da descrição do produto, o arquivo XML carrega também números que identificam a quantidade total e valores unitários da mercadoria

• Encargos: Valor da mercadoria, frete, seguro e impostos sobre PIS, COFINS, IPI e outros.

• Transporte: informações sobre a transportadora e sobre o veículo

• Pagamento: tipo de pagamento e endereço para cobrança posterior

Qual a importância do arquivo XML para a sua empresa?

A emissão de nota fiscal eletrônica já é uma realidade há bastante tempo nas transações de compra e venda de produtos e serviços. O arquivo XML é uma maneira de padronizar este documento e facilitar o acesso e o manuseio das informações.

Além disso, é desta forma que a Receita Federal tem a cesso aos seus dados e da sua empresa. É de fundamental importância que tudo esteja de acordo com as normas e regras estabelecidas pelo órgão do governo.

Todo o processo de emissão do arquivo XML é rápido, desde que você utilize as ferramentas corretas, e esta praticidade trará muitos benefícios para a sua empresa, dentre eles, a tranqüilidade de estar seguindo corretamente o que é estabelecido em lei, afinal a emissão da nota fiscal eletrônica é obrigatória

Como fazer a emissão do arquivo XML?

A emissão do arquivo XML não é uma tarefa difícil, porém, dependendo do tamanho da sua empresa, o ideal é contar com um programa ou ferramenta de gestão para fazer este trabalho que pode demandar bastante tempo.

As pequenas empresas que possuem volume menor de vendas podem fazer o preenchimento dos dados manualmente, oferecendo as informações que o formulário exige. Este formulário é disponibilizado pelo programa de emissão de nota fiscal eletrônica.

Já para as empresas que realizam volumosas transações, o ideal é migrar para uma maneira mais automática, prática e rápida de fazer a emissão do arquivo XML. Os sistemas de ERP são bastante eficazes na execução desta tarefa e podem agilizar bastante este processo dentro do seu negócio.

O que fazer com o arquivo XML depois da sua emissão?

Depois de fazer o preenchimento correto e a emissão do arquivo XML, é hora de pensar na melhor maneira de guardar o documento. O arquivo fica no formato digital e deve ser armazenado por, pelo menos, 5 anos após a data da transação.

É uma maneira de ter tempo suficiente para acessar as informações contidas no documento. Além disso, o destinatário precisa ter acesso à documentação durante este tempo para fazer o download, se achar necessário.

Importante lembrar que ao perder um documento destes, o emissor pode pagar uma multa. Claro que as regras podem sofrer variações e alterações em cada estado, mas, no geral, é assim que tudo funciona.

O arquivo XML, além de ser de grande importância para o funcionamento das transações comerciais de compra e venda de produtos e serviços, também é muito prático e fácil de ser emitido. O seu uso é estritamente virtual, ou seja, não precisa ser impresso. Então, você tem todas as vantagens da tecnologia ao seu favor. Para completar a gestão deste processo, é importante utilizar os equipamentos e materiais necessários para preenchimento e armazenamento das informações. Ah você pode baixar o arquivo XML direto do site portal da NF-e no link abaixo: 

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consulta.aspx?tipoConsulta=completa&tipoConteudo=XbSeqxE8pl8=