Controle fiscal – como fazer e manter em sua empresa

Como quase sempre acontece nas pequenas empresas, o próprio dono é quem faz o controle fiscal dos documentos emitidos. Por isso, é preciso ter muita clareza, conhecimento e disciplina na hora de fazer esta tarefa.

No artigo de hoje você vai saber como fazer um controle fiscal eficiente para a sua empresa e não ter que lidar com imprevistos, perda de tempo e, muito menos, prejuízo financeiro. Confira as nossas dicas.

Qual a importância do controle fiscal em uma empresa

Não importa se a sua empresa é pequena, o controle fiscal jamais pode ser deixado de lado. Ele garante que você esteja sempre com os documentos em ordem, possa mensurar todos os gastos e investimentos.

Além disso, o controle fiscal facilita a hora de pagar todos os impostos previstos e a apresentação dos documentos no caso da visita de um fiscal. Enfim, apesar de não ser uma tarefa tão agradável, ter este cuidado evita muitas dores de cabeça futuras.

Manter os documentos empresariais em ordem também permite que você saiba de forma mais clara e exata quais clientes pagam em dias e quais atrasam pagamento, por exemplo.

Como fazer um controle fiscal eficiente

As dicas são simples e fáceis, porém fundamentais e, melhor, realmente eficazes. Saiba mais.

Acompanhe todas as emissões de notas fiscais

Mesmo que você não seja a única pessoa a lidar com tais documentos, procure instituir uma rotina de armazenamento destas notas. Assim é mais fácil não perder nenhum papel e nem ter que ficar repondo depois, evitando gastos e mais trabalho. Escolha um sistema de emissão de notas fiscais que lhe ajude a controlar toda sua empresa.

Verifique a veracidade das notas

Infelizmente é comum a emissão de notas frias, ou seja, falsas. Para evitar cair em algumas destas armadilhas mantenha o hábito de confirmar se os documentos são realmente verdadeiros.

Modernize o sistema financeiro da sua empresa

Você ganha em tempo e em gerenciamento de documentos. Mesmo que a sua empresa esteja apenas começando um sistema moderno de controle fiscal deixa a sua mente livre para investir em outros projetos igualmente importantes da empresa.

Além disso, com um sistema automático de controle fiscal você reduz custos, pois não há a necessidade de contratar alguém para esta tarefa específica. Procure aquele sistema que mais se encaixa no seu perfil e no seu negócio.

Organize corretamente

Certamente você terá que lidar com notas fiscais eletrônicas e notas físicas. Em ambos os casos procure uma maneira fácil e eficiente de organizá-las. Para as notas físicas você pode usar pastas comuns classificadas de acordo com a sua necessidade.

Para as notas eletrônicas basta abrir uma pasta virtual no seu computador e ir anexando a documentação. Mas, atenção. Não é porque usa um sistema virtual de armazenamento que vai relaxar na organização.

Use subdivisões, classifique os documentos por tipos, data de emissão, vencimento ou qualquer referência que faça sentido para você e facilite o manuseio das mesmas.

Deixe o seu contador a par de tudo

Se você contratou um contador para cuidar desta parte de contas a pagar e a receber não deixe de repassar para ele tudo que for necessário para a boa execução do trabalho dele.

Fique atento aos prazos

As notas fiscais devem ser guardadas por, no mínimo, 5 anos. Outros documentos, como os que se relacionam com aquisição de funcionários, devem seguir as orientações específicas de cada um.

Não espere acumular papéis

Logo que tiver uma demanda de papéis tire um tempo para organizar tudo. Não espere juntar um volume grande de documentos, pois você corre o risco de perder alguma coisa ou gastar mais tempo do que o necessário na hora de armazená-los.

O controle fiscal e financeiro dos documentos de uma empresa é fundamental para o sucesso da mesma. Além de facilitar todos os demais processos de gestão com os quais você terá que lidar diariamente.