A importância da área de contas a receber

Todo gestor sabe da importância do departamento financeiro para o seu negócio. É justamente essa área que vai direcionar o resultado do negócio, indicando se o desempenho tem sido positivo, aceitável ou se precisa de melhorias com urgência.

Não que os demais setores não mereçam atenção. Olhar apenas e isoladamente para o setor financeiro será como dar um tiro na água. Só haverá entrada de recursos se as demais áreas também tiverem um bom desempenho. Sem realizar vendas, por exemplo, não há o que receber.

Entretanto, de nada adiantará ter os melhores processos do mundo e não receber um centavo. No final das contas a produtividade dos seus funcionários dependerá diretamente do pagamento dos respectivos salários. O mesmo vale para fornecedores e tudo que envolve a sua empresa.

É nesse ponto que reside a importância vital da área de contas a receber. É ela que será responsável pela garantia do recebimento das receitas pendentes para que o fluxo de caixa da empresa não apresente problemas.

Por que ter uma área de contas a receber?

Em um mundo ideal todos os clientes sempre pagariam à vista as compras realizadas. Seria lindo, não? Você não precisaria se preocupar com recebimentos futuros e já teria a integralidade dos recursos no ato da saída do seu produto do estoque.

Na prática, porém, sabemos que não é bem assim que funciona. Raros são os clientes que querem pagar de uma única vez uma compra. Pior do que isso: quanto maior o valor do seu produto, mais improvável que a vendo não precise de um parcelamento.

Há ainda um problema adicional dessa situação. Muitos gestores não levam em consideração a inadimplência dos seus clientes. O resultado? Acabam se endividando com um dinheiro que ainda não receberam oficialmente – e quando acontece um calote acabam se complicando.

É por isso que ter uma área de contas a receber é tão importante. É ela que tentará garantir o maior recebimento possível do que os clientes parcelaram. Sem essa área a empresa passa a ter riscos muito maiores de inadimplência, afinal passa a confiar demais no perfil pagador do seu cliente.

Como deve atuar a área de contas a receber?

Toda pequena empresa quando começa não costuma ter tantos problemas no gerenciamento dos recebíveis. Geralmente são poucas vendas a prazo e assim os próprios gestores conseguem ter mais ou menos mapeado os valores em risco.

Todavia, nunca se sabe quando o negócio pode expandir consideravelmente e quanto antes a estrutura da área de contas a receber estiver pronta, melhor. Corrigir um departamento com o jogo em andamento é sempre muito mais difícil.

O ideal é estabelecer processos e rotinas mensais para controle da sua equipe. Uma vez que ela esteja devidamente treinada, será fácil fazê-la garantir os processos pensando no longo prazo quando forem mais valores para administrar.

A empresa deve ter todas as vendas devidamente controladas. Controladas, claro, não significa que estejam recebidas. Todas as divisões de pagamento devem ser mapeadas visando o maior controle do que receber a cada mês. Dessa forma fica mais fácil visualizar o que deve ser cobrado.

Outro aspecto importante está no uso de uma tabela ABC para priorizar as cobranças. Você perceberá que poucos clientes serão responsáveis pela maior parte dos valores a receber – e eles que devem ser atacados. Se alguém ficar inadimplente, que sejam aqueles que devem pouco para não impactar o fluxo de caixa da empresa.

Tenho clientes inadimplentes, o que fazer?

A instalação de uma área de contas a receber não deve finalizar seu processo apenas no mês vigente. Mesmo com toda importância desse departamento não existe qualquer garantia de que os pagamentos sejam realmente feitos. É preciso, portanto, cuidar também dos inadimplentes.

Para esses casos a equipe deverá começar a mapear as razões da inadimplência. Alguns clientes podem ser honestos e apenas passar por problemas financeiros. Outros podem agir de má fé e não realizar o pagamento propositalmente – ou usar de métodos falsos (como no caso de cheque sem fundo).

O ideal é sempre tentar o contato com cada cliente e entender as razões do atraso. Muitas vezes o problema pode ser um mero esquecimento. Com tantas contas é bem possível que o cliente se atrapalhe nesse sentido.

Não deixe de formular as suas estratégias de concessão de crédito de uma maneira que não prejudique o fluxo de caixa. Descontos para pagamentos à vista também são bem-vindos para estimular essa forma de quitar as dívidas sem parcelar os valores.

Como melhorar o desempenho da área de contas a receber?

Por melhor que seja a sua área de contas a receber ela sempre terá o trabalho humano. Contar apenas com ele pode aumentar as chances de falhas e erros – o que é absolutamente normal.

A boa notícia é que você pode aumentar a sua produtividade e alavancar os resultados de cobrança através da tecnologia. Um software de gestão integrada é tudo que qualquer negócio precisa para aumentar o controle sobre tudo que acontece dentro da empresa.

Não deixe de ter uma ferramenta desses no seu negócio. Esses softwares podem ajudar (e muito) na hora de controlar os recebimentos. Caso a sua empresa ainda não tenha um não deixe de consultar nosso site e conhecer as soluções que oferecemos para você.